發布時間:2021-08-23      文章分類:公司新聞      瀏覽量:1233      文章來源:本站
隨著“數字化社會”、“數字化城市”時代的來臨,檔案信息化建設也步入了快速通道。管理微機化、館藏數字化、信息共享化,已成為當今檔案工作發展的趨勢。
一、檔案信息化建設的必要性
(一)形勢發展需要。21世紀是信息化的時代,檔案也是信息時代的重要組成部分,數字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門,是有實用價值的信息資源庫,這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調整,能夠更好地去適應社會發展的形式。
(二)檔案安全保障。傳統載體檔案在數字化后,將來的整理、編目、統計、查閱、編研、開發等各項工作,都可不再動用檔案,并可對檔案進行封存管理,從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害,大大提高檔案的安全系數,從而保障檔案實體的安全。
(三)社會需求強烈。人們的時間意識越來越強,領導做出重大決策需要迅速、準確;各職能部門工作查考要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需求量不斷增加,如婚姻檔案、退休職工檔案等等。而且偏遠農村的群眾來縣城查檔十分不便,費時又費力??h檔案館在開通了縣鄉異地查檔功能后,鄉鎮的群眾不用跑縣城,直接可以在本鄉鎮查閱檔案,充分發揮了檔案信息化作用,極大方便了市民查檔。
二、檔案信息化建設的核心是檔案數字化
(一)數字化工作為檔案信息化提供數據生命。對于檔案信息化來說,數據就是一切,就是檔案信息化的生命,而檔案數字化工作就是產生檔案數據的必要手段。以縣檔案局為例,早在2009年底就啟動了數字檔案館項目,陸續通過數字檔案館軟件、硬件項目以及檔案數字化掃描項目的建設,建立數字檔案館管理系統(包含數字檔案室系統),同時投入大量人力、物力積極開展檔案數字化工作,并在檔案數字化過程中,嚴格按檔案信息數字化的三原則:規范性原則、安全性原則、效益性原則,嚴把質量關對館藏檔案進行全文信息的數字化掃描工作,用了3年時間完成縣檔案館所有館藏檔案約30萬卷(件)的數字化工作,為檔案的保存和開發利用打下了扎實的基礎。
(二)檔案數字化是傳統檔案的一次變革。傳統載體檔案在數字化的過程中,將會對檔案原件進行相應的整理、編目、統計、修復裱糊等各項工作,等于說把原始檔案通過技術手段再重新修整了一次,并且在完成數字化以后,可以對原始檔案進行封存管理,從而減少對檔案的各種人為損害或自然侵害,大大提高檔案的安全系數,保障檔案的安全。開展檔案數字化工作,實質上是向數字化要安全、要效率,用數字化保安全。
三、檔案信息化過程中存在的問題及對策
(一)檔案數字化的標準不統一。檔案信息化過程是一個由傳統手工操作管理向計算機自動管理轉變的一個過程,然而檔案的整理、分類、編目等工作仍舊按原本紙質檔案手工管理的思維在進行,用這個思維來實現檔案的信息化,是有差別的,會造成檔案現代化管理上的混亂,尤其是在檔案數據庫建設上更為明顯。有非常多的部門和單位都有本行業的業務系統,產生檔案的門類也非常多,比如供電、國土、民政等等,檔案整理以及數據庫的建設都有自己的行業標準,這就造成綜合檔案館的檔案管理系統難以很好地兼融這些數據,或者修改、返工,造成人力、物力的大量浪費。
(二)檔案人員隊伍急待提高。這可以從兩個方面去闡述,一是從事檔案數字化加工的企業方面,檔案數字化工作實際技術含量不高,可以劃歸勞動密集型工作,但是某些環節卻需要豐富的經驗和較高的文化素養,目前進行數字化加工企業的做法大同小異,幾乎都是派出一名有經驗主管去當地招收一些從業人員來實施檔案數字化工作,存在邊學習邊上崗的工作模式,而且工作報酬也不高,容易離職,在特定環節甚至會出現因文化、上的問題而出現差錯并忽略過去,這對檔案數字化加工企業如何來平衡利潤和人員素質將是一個考驗。二是各立檔單位的檔案員隊伍,由于基層單位檔案員基本都是兼職狀態,特別是鄉鎮(街道)更是由文書兼檔案員,人員流動頻繁,就造成檔案員對基本檔案工作的不熟悉,對檔案數字化工作更是無從著手,只能依靠中介服務機構來進行檔案數字化工作,這對檔案事業的發展包括檔案安全都是不利的。
(三)信息安全技術不夠完善。知識經濟、信息時代的腳步已清晰可聞,新興的計算機技術的發展更是一日千里。計算機的云計算技術、虛擬化技術、智能化技術等等在檔案方面的應用還不夠;檔案信息安全技術還需要不斷完善,各地區安全策略及措施都各自為政,軟硬件技術的發展還存在依賴國外技術的現象,這些都影響了檔案信息的安全。
四、對檔案信息化中存在問題的對策。
(一)必須轉變觀念。把檔案信息化工作的思考角度應該由紙質檔案手工整理的方向過渡到計算機自動化管理的模式,并加強標準建設,由國家或者省市一級建立一個相對固定的標準的數字庫,建設時把按大檔案的概念來考慮檔號的設置、字段設置、檔案的分類等等,把所有檔案都納入到這個標準中來,然后再按的檔案門類進行細分,這樣所有的檔案數據都可以非常方便地導入導出,那么市級、省級甚至的大檔案中心可以一揮而就。
(二)著重加強檔案隊伍建設。要加強檔案工作人員的責任心建設、素質培養、安全意識的教育,制定完善的檔案管理制度,把各項制度落到實處;要有針對性地對檔案數字化加工企業和基層立檔單位檔案員進行專門的培訓,不僅要做好檔案實體整理的工作,更要了解檔案信息化的過程,了解各種檔案新載體的物理性能,掌握基本的網絡安全策略和知識;建立現代化檔案管理人才的培養制度,培養融檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的人才,來引領檔案事業的現代化發展。
(三)加強檔案新技術的應用。檔案信息技術特別是檔案數據庫等基礎技術,更應該使用自己的技術,把主動權掌握在自己手里,通過對檔案中介企業的扶持與引導,使企業能做大做強,進而促使企業投入更大的人力、物力來開發檔案新技術,促進檔案事業現代化發展。
檔案信息化工作是一個龐大的系統工程,在推進中會遇到各種各樣的困難和挑戰,面對諸多問題,我們一定要不斷探索和研究新方法,分析新形勢,解決新問題,加快檔案信息化的進程。
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